Privacyverklaring

Riffle B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42171381, gevestigd op Tijm 2, 1902 JX Castricum. Voor alles wat in deze verklaring staat bereik je ons op help@riffle.so.

Riffle verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende rollen, en welke van de twee het is bepaalt wie erover beslist.

• Als verwerker: alles wat een installateur in het Platform zet — zijn monteurs, zijn klanten, werkbonnen, gesprekken en foto’s. Die installateur beslist, wij voeren uit op zijn instructie. Dat staat in de verwerkersovereenkomst, niet hier.
• Als verwerkingsverantwoordelijke: wat wij zelf besluiten te verzamelen. Wie we benaderen, wie onze website bezoekt, wie een account heeft, wie ons mailt. Daarover gaat deze verklaring.

Werk je bij een installateur die Riffle gebruikt en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt? Dan is je werkgever de partij die daarover gaat. Wij helpen hem daarbij.

Meer dan dit verzamelen we niet. We kopen geen gegevens, we vullen niets aan met gegevens van elders, we adverteren niet en we verkopen niets door.

We schrijven installateurs aan van wie we denken dat Riffle hun week korter maakt. Wat we daarvoor gebruiken is openbare bedrijfsinformatie: je bedrijfsnaam, je plaats, je website en het zakelijke adres dat daarop staat. Onze grondslag is gerechtvaardigd belang: zakelijke communicatie over een product dat past bij het werk dat je doet.

Een link in onze e-mail draagt een code die zegt aan wie we hem stuurden. Open je hem, dan zien we welke pagina’s je op deze site leest en koppelen we dat aan wat we van je hebben, zodat een vervolg gaat over wat jou interesseerde. Verder dan deze site volgen we je niet, en een ruw IP-adres bewaren we niet. Liever niet: open de site zonder de link, of laat het ons weten en we stoppen ermee.

Je wilt er niet meer over horen: gebruik de afmeldlink in de e-mail, of schrijf help@riffle.so. Je adres gaat dan op een blokkeerlijst, en die bewaren we wel — het is de enige manier om een tweede e-mail te voorkomen. Wil je dat je hele record verdwijnt, dan zeg je dat en dan doen we dat.

Je logt in op Riffle met een code die we je mailen, of met je Google- of Microsoft-account. Een wachtwoord hebben we niet, dus kunnen we het ook niet kwijtraken.

• Met een code: we sturen zes cijfers naar je e-mailadres. Die code bewaren wij niet. We houden alleen bij dát we een mail stuurden en of hij aankwam, onder een gecodeerde vorm van je adres in plaats van het adres zelf.
• Met Google of Microsoft: die partij bevestigt wie je bent en geeft ons je e-mailadres, een vaste account-id, je naam en je profielfoto. Je wachtwoord zien we niet, en we krijgen geen toegang tot je mail, agenda, bestanden of contacten.
• Bij elke inlog leggen we vast wanneer het was, vanaf welk IP-adres en met welke browser. Zo zien we het als iemand anders het probeert.

Inloggen draait op Supabase, in Frankfurt. De mails met codes en uitnodigingen verstuurt Resend vanaf servers in Europa. Resend is een Amerikaans bedrijf en bewaart een verstuurde mail, met de code erin, 30 dagen in zijn logboek. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen en het EU-VS Data Privacy Framework.

Kies je Google of Microsoft, dan gaat je inlog ook langs hen. Dat doen ze als zelfstandige partij, onder hun eigen privacyverklaring. Wat zij bewaren bepalen wij niet.

Wat we via Google ontvangen gebruiken we alleen om je te laten inloggen en je account te herkennen. We gebruiken het niet voor advertenties, verkopen het niet en geven het alleen door aan de leveranciers die het inloggen laten werken. Niemand bij Riffle leest het, tenzij jij daarom vraagt, de beveiliging het nodig maakt of de wet het eist. Ons gebruik van gegevens uit Google-API’s volgt de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor Limited Use.

Installateurs gaan Riffle gebruiken om hun klanten een eigen plek te geven: de afspraak, de werkbon, de documenten. Daar log je in met een code die je per mail krijgt. Google of Microsoft heb je daar niet voor nodig.

Die mail komt op naam van je installateur en wordt door Riffle verstuurd vanaf mail.riffle.so. Je installateur bepaalt wat er met je gegevens gebeurt en wij voeren dat uit, net als met de rest van wat hij in Riffle zet. Vragen over je gegevens stel je dus aan hem. Komen ze bij ons binnen, dan sturen we ze door en helpen we hem met het antwoord.

Ook hier bewaren we de code niet, en ook hier leggen we tijd, IP-adres en browser van een inlog vast om misbruik te zien.

Wij delen gegevens met de leveranciers waarmee we werken, en met niemand anders. Geen adverteerders, geen datahandelaren.

Een deel van deze partijen verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. Waar dat gebeurt zorgt Riffle voor passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De overige leveranciers die het Platform laten werken, zoals opslag en de AI-verwerking, staan niet in dit rijtje maar in de verwerkersovereenkomst, omdat ze de gegevens van onze klanten verwerken en niet die van ons. Supabase en Resend staan hier wel, omdat ze ook jouw inlog verwerken.

• Benaderd en niets van gehoord: we verwijderen het record 90 dagen na de eerste e-mail.
• Afgemeld: alleen je e-mailadres, op de blokkeerlijst, voor onbepaalde tijd. Anders schrijven we je opnieuw aan.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt. Facturen en de administratie daarachter houden we 7 jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.
• E-mail met ons: zolang de zaak loopt waarover het gaat.
• Websitemeting: 12 maanden.
• Je inlog: zolang je account bestaat. Gebruik je Riffle 90 dagen niet, dan log je opnieuw in; het account zelf blijft tot het verwijderd wordt.
• Het inloglogboek (tijd, IP-adres, browser): 90 dagen.
• Wat we bijhouden over verstuurde inlogmails: 30 dagen.
• Een adres dat niet bestaat, of dat onze mail als spam meldde, staat in gecodeerde vorm op een blokkeerlijst, zodat we het niet blijven mailen. Een adres dat niet bestond halen we er na 12 maanden af.

Je mag inzien wat we van je hebben, het laten corrigeren, het laten verwijderen, de verwerking laten beperken, je gegevens in een overdraagbaar bestand krijgen, en bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Schrijf help@riffle.so; we antwoorden binnen een maand en vragen niets meer dan nodig is om te weten dat je het bent.

Komen we er samen niet uit, dan kun je klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl). Dat recht heb je altijd, ook zonder het eerst bij ons te proberen.

Vraag je ons je inlog te verwijderen, of haalt je werkgever je account weg, dan verwijderen we je e-mailadres, de koppeling met Google of Microsoft, je naam en profielfoto daarvan, je sessies, je regels in het inloglogboek en wat we over je inlogmails bijhielden.

Wat blijft, is het werk. Een werkbon die je tekende of uren die je schreef horen bij de administratie van je werkgever. Je werkgever beslist hoe lang die bewaard wordt en of je naam erop blijft staan. In Riffle hangt dat werk daarna aan een vaste aanduiding zonder e-mailadres, waarmee niemand meer kan inloggen.

Twee dingen houden we: een adres op de blokkeerlijst, omdat we je anders opnieuw mailen, en facturen, 7 jaar, omdat de belastingwet dat eist. Uit onze back-ups verdwijnt de rest binnen 7 dagen, als die worden overschreven. Ben je klant van een installateur, dan vraag je dit aan hem; wij voeren het uit.

We gebruiken PostHog op de Europese omgeving om te zien welke pagina’s gelezen worden en hoe, ook met opnames van hoe een pagina gebruikt wordt; wat je in een veld typt wordt daarin afgeschermd. Er staan geen advertentietrackers op deze site en we volgen je niet naar andere sites.

Verandert deze verklaring, dan verandert de datum bovenaan. Gaat het om iets wat jou raakt en heb je een account, dan mailen we het.